Administrative Assistant 1 : 356894

Pay Rate: 13.85-17.90
Part Time 25 hrs a week
Location: Toa Baja, Puerto Rico
Time: 7:00pm - 12:00am

**Job Overview:**
As an Administrative Assistant, you'll provide comprehensive administrative and clerical support in a fast-paced environment. The ideal candidate will possess one to two years or more of experience in office settings, demonstrating proficiency in general office procedures, effective communication, intermediate problem-solving skills, and basic research abilities. You'll be responsible for supporting multiple managers or departments, handling various administrative tasks, and assisting with the development and execution of departmental programs and reports.

**Key Responsibilities:**
- Coordinate meeting arrangements, including travel and accommodations.
- Manage calendars, events, and meeting details for managers and departments.
- Arrange presentation materials and equipment for events, ensuring smooth execution.
- Create and maintain documents, databases, and departmental websites.
- Conduct independent research, analyze data, and prepare reports.
- Assist with budget management, expense reports, and departmental filing systems.
- Handle phone calls, greet visitors, and respond to inquiries with professionalism.
- Order supplies and equipment, monitor inventory, and update records.
- Solve routine problems and inquiries using established procedures.
- Typing and proofreading documents generated by others.
- Generate standard reports, charts, graphs, and spreadsheets.
- Maintain confidentiality and handle sensitive information with discretion.

**Requirements:**
- High school diploma or equivalent preferred.
- One to two years of administrative support experience is preferred.
- Intermediate proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint).
- Strong internet search skills and familiarity with computer applications.
- Ability to meet deadlines, manage time effectively, and prioritize tasks.
- Excellent analytical, problem-solving, and research skills.
- Effective verbal and written communication abilities.
- Flexibility to provide coverage in other departments as needed.
- Capacity to multitask in a fast-paced environment with minimal supervision.
- Professional demeanor, proactive attitude, and willingness to improve processes.
- Strong organizational skills, discretion, and independent judgment.
- Bilingual

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Asistente Administrativo 1

Salario: $13.85-17.90 por hora
Tiempo Parcial: 25 horas por semana
Ubicación: Toa Baja, Puerto Rico
Horario: 7:00 pm - 12:00 am

**Descripción del Trabajo:**
Como Asistente Administrativo, proporcionarán un apoyo administrativo y clerical integral en un entorno de trabajo dinámico. El candidato ideal tendrá uno o dos años o más de experiencia en entornos de oficina, demostrando competencia en procedimientos generales de oficina, comunicación efectiva, habilidades intermedias de resolución de problemas y capacidades básicas de investigación. Serás responsable de brindar apoyo a múltiples gerentes o departamentos, manejar diversas tareas administrativas y colaborar en el desarrollo y ejecución de programas e informes departamentales.

**Responsabilidades Clave:**
- Coordinar arreglos para reuniones, incluyendo viajes y alojamiento.
- Gestionar calendarios, eventos y detalles de reuniones para gerentes y departamentos.
- Preparar materiales y equipos para presentaciones de eventos, asegurando una ejecución fluida.
- Crear y mantener documentos, bases de datos y sitios web departamentales.
- Realizar investigaciones independientes, analizar datos y preparar informes.
- Ayudar en la gestión del presupuesto, informes de gastos y sistemas de archivo departamentales.
- Atender llamadas telefónicas, recibir visitantes y responder consultas con profesionalismo.
- Ordenar suministros y equipos, monitorear inventarios y actualizar registros.
- Resolver problemas y consultas rutinarias utilizando procedimientos establecidos.
- Tipear y corregir documentos generados por otros.
- Generar informes estándar, gráficos y hojas de cálculo.
- Mantener la confidencialidad y manejar información sensible con discreción.

**Requisitos:**
- Se prefiere diploma de escuela secundaria o equivalente.
- Se prefiere experiencia de uno a dos años en apoyo administrativo.
- Competencia intermedia en Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint).
- Fuertes habilidades de búsqueda en internet y familiaridad con aplicaciones informáticas.
- Capacidad para cumplir con plazos, administrar el tiempo de manera efectiva y priorizar tareas.
- Excelentes habilidades analíticas, de resolución de problemas e investigación.
- Habilidades efectivas de comunicación verbal y escrita.
- Flexibilidad para brindar cobertura en otros departamentos según sea necesario.
- Capacidad para realizar múltiples tareas en un entorno acelerado con supervisión mínima.
- Actitud profesional, proactividad y disposición para mejorar procesos.
- Fuertes habilidades organizativas, discreción y juicio independiente.
- Bilingue